Was gehört zu den Aufgaben einer Hochzeitsplanerin, wie ist der Ablauf bei einer Zusammenarbeit und was kostet das eigentlich? Wir klären auf!
Hi, ich bin Katja und begleite seit 2020 als Hochzeitsplanerin Brautpaare bei der Planung Ihrer Hochzeit. ☺️
Hochzeitsplaner sind längst nicht mehr nur ein Trend aus den USA! Die Nachfrage nach Hochzeitsplanern nimmt auch in Deutschland immer mehr zu.
Aber was genau kostet es denn jetzt, eine Hochzeitsplanerin zu engagieren und gemeinsam mit ihr Euren großen Tag zu planen?
Dass niemand hinterfragt, einem Architekten 250,- € / Stunde zu zahlen, versteht sich in unserer Gesellschaft von selbst. Doch was ist ein Hochzeitsplaner – der Architekt einer Hochzeit - „berechtigt“, zu berechnen?
Nun ist es für mich selbstverständlich, dass ich per se schon einmal keine 250,- Euro Stundenlohn als Berechnungsgrundlage nehme, sondern die in der Branche häufig üblichen 50-70,- Euro. Der genaue Stundenlohn ist von unterschiedlichen Faktoren wie z. B. der Aus- und Weiterbildung, der Erfahrung und auch dem Einzugsgebiet und der Nachfrage abhängig (um nur ein paar wenige zu nennen). Für die Beispielkalkulation in diesem Blogbeitrag gehen wir mal von der goldenen Mitte von 60,- € pro Stunde aus.
Auch wir müssen Kosten für Miete, Steuern, Krankenversicherung, Strom, Auto, sonstige Versicherungen etc. aufbringen. Manche haben vielleicht sogar einen Laden bzw. ein Büro welches zusätzlich Miete, Nebenkosten etc. kostet.
Lasst mich zuerst Mal bei dem Aufwand anfangen, den es kostet eine Hochzeit von A - wie Anzug bis Z - wie Zeremonie zu planen. Das wird nämlich bei der Anfrage ganz oft vergessen oder schlichtweg unterschätzt.
Häufig sehen sich Wedding Planner in der Rechtfertigungsposition für die Wertigkeit ihres Honorars. Sehr häufig können sie selbst nicht einmal diese Wertigkeit fühlen, geschweige denn in eine wirtschaftliche Preisgestaltung umsetzen.
Es gibt so vieles was eine Hochzeitsplanerin ungesehen "so nebenbei" - neben allen offensichtlichen Planungsschritten der Hochzeitsplanung - leistet.
Inhaltsverzeichnis
2. - Die Hochzeitsplanung kann beginnen
Die Vorbereitungen
Bevor ich überhaupt ins erste Kennenlerngespräch mit einem Brautpaar gehe, habe ich häufig bereits unzählige Stunden (und auch Euro) in Marketing & Werbung investiert. Blogbeiträge, Instagram, Pinterest und noch so vieles mehr. Dieser Punkt wird - verständlicherweise - von den Brautpaaren nicht gesehen. Dennoch gibt es ihn!
Diese kosten variieren von Hochzeitsplaner zu Hochzeitsplaner stark. Aber alles zusammen macht das locker mindesten 100 Euro pro Brautpaar. Der Zeiteinsatz pro Brautpaar lässt isch so exakt nicht bestimmen. Aber wenn wir den gesamten Zeiteinsatz für Social media, Werbung und Marketing etc. durch die Anzahl der Brautpaare pro Jahr teilen, liegen wir sicherlich bei mindesten 6 Stunden pro Brautpaar.
Nun geht es an die Vorbereitung auf das Gespräch mit dem potentiellen Brautpaar. Um mich optimal vorbereiten zu können, wird vor dem Termin meist noch einmal mit dem Brautpaar telefoniert oder E-Mails Hin- und Her geschrieben. Ich schaue mir die ersten Informationen, die ich vom Brautpaar bekommen habe, noch einmal genauer an und erstelle auf dieser Basis eine individuelle Präsentation mit erster Kostenschätzung. Zeiteinsatz der Vorbereitung: ca. 2 Stunden = 120,- Euro.
Als nächstes folgt der Kennenlerntermin mit dem Brautpaar, das natürlich viele Fragen hat und die 1 ½ Stunden vergehen wie im Flug, ohne dass es bis hierhin eine Entscheidung für eine gemeinsame Hochzeitsplanung gibt: 90,- Euro.
Im Anschluss an das Erstgespräch werden alle Informationen aufgearbeitet, dem Brautpaar vielleicht schon eine erste – kostenlose – Information zu einer offen gebliebenen Frage bereitgestellt und ein individuelles Angebot für die Hochzeitsplanung erstellt: Noch einmal 1 ½ Stunden = 90,- Euro.
Nun hat das Brautpaar erste Rückfragen, die sich schnell telefonisch klären lassen und ggf. noch einmal eine Angebotsüberarbeitung erfordern. Erfreulicher Weise fühlt sich unser Brautpaar rundum sicher, nun zukünftig eine professionelle Begleitung an seiner Seite zu haben, die den Überblick über die gesamte Zeit der Hochzeitsplanung behält und die wirklich verlässlichen Servicepartner der Branche kennt und bucht mich als Wedding Planner. Als Dankeschön erstelle ich voller Freude den Vertrag und sende diesen mit einem liebevoll gepackten Willkommensgruß an mein zukünftiges Brautpaar: 1 ½ Stunden = 90.- Euro.
Gesamtkosten für die Vorbereitung inkl. Werbungskosten = 850,- Euro.
Die Hochzeitsplanung kann beginnen
Zum ersten Planunsggespräch treffe mich erneut mit dem Brautpaar für eine detailliertere Konzeption, Bedarfsermittlung und Budgetplanung.
Das Brautpaar soll keine böse Kosten-Überraschung am Ende der Planungszeit erleben, wie es so häufig in Eigenplanungen der Fall ist. Dafür hat es ja nun mich als Wedding Planer an seiner Seite.
Solch ein Gespräch dauert schnell mal 3 Stunden und im Anschluss mache ich mich immer sofort daran, den roten Faden der Hochzeit bildlich darzustellen und vor allem, eine Übersicht zum Konzept passender Hochzeitslocations zu erstellen und anzufragen.
Hochzeitslocations sind heutzutage häufig 2 Jahre im Voraus ausgebucht – hier ist Schnelligkeit gefragt. Parallel versuche ich meist schon einmal meine zum Brautpaar passenden "Lieblingsdienstleister" zu blocken. Nacharbeit: 3 Stunden = Gesamt: 6 Stunden = 360,- Euro.
Nachdem das Brautpaar nun seine Favoriten aus der Locationpräsentation gekürt hat, geht es an die Planung einer Besichtigungstour. Gut eine Stunde brauche ich, um telefonisch Termine in den Hochzeitslocations zu vereinbaren und so macht man sich an einem sonnigen Sonntagnachmittag, während andere Familien gerade den Grill anwerfen, auf zu einer gemeinsamen Besichtigungstour.
Eine wertvolle Zeit von gut 6 Stunden (je nachdem wie viele Locations an dem Tag besichtigt werden), die man gern gemeinsam verbringt, weil man sein Brautpaar nun noch ein wenig intensiver kennenlernen darf.
Nach kurzer Bedenkzeit hat sich unser Brautpaar entschieden – DIE Location wird gebucht, bzw. ein Angebot zur Prüfung angefordert und die Optionen auf die weiteren Hochzeitslocations telefonisch wieder abgesagt. Das dauert noch einmal 2 Stunden Nacharbeit, doch nun ist der Grundstein gelegt und alle können freudig aufatmen: 8 Stunden á 60,- Euro = 480,- Euro.
Nun, da die Entscheidung für DIE Hochzeitslocation getroffen ist, mache ich mich daran, meinem Brautpaar einen Überblick über die Hochzeitsdienstleister zu geben, die ein Datum immer nur einmal vergeben können und schnellstmöglich gebucht werden sollten.
Meist mache ich meinem Brautpaar mehrere Vorschläge pro Gewerk, um gemeinsam abwägen zu können, wer in Frage kommt. Vor allem mit Traurednern, Fotografen aber auch DJ´s finden Kennenlerngespräche statt, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Diese Entscheidungen fallen meist in den Rahmen eines zweiten Planungsgespräches, in dem man nun wieder ein wenig am Konzept feilt.
Jede Hochzeit ist anders und braucht andere Servicepartner. Selbstverständlich in ihrer Professionalität geprüfte! Zeitensatz bis zur Buchung der wichtigsten Hochzeitsdienstleister inkl. Angebotseinholung, Klärung von Rückfragen etc.: 6 Stunden = 360,- Euro.
Gesamtkosten für die Location- und Dienstleistersuche & Auswahl = 1.200,- Euro.
Die Detailarbeit
Die Grundpfeiler zur Hochzeit stehen meist innerhalb des ersten Monats der Hochzeitsplanung, da hier Schnelligkeit gefordert ist. Nun geht es an die erste Konzeption der Hochzeitspapeterie um die Save The Date Karten versenden zu können (2 Stunden = 120,- Euro) und vor allem um den allerschönsten Planungsschritt: Den Brautkleid-Kauf.
Bevor es nun in die zweite Buchungsrunde für weitere Dienstleister geht (Kinderbetreuung, Hochzeitsauto, Animation, Styling, Sängerin für die Trauung u.s.w.) wird erst einmal kurz durchgeschnauft. Hier kann es durchaus vorkommen, dass man als Hochzeitsplaner sein Brautpaar einmal einen Monat nicht spricht. Meist gibt es aber im Verlauf doch auch immer wieder einzelne Rückfragen, die wir natürlich liebend gern beantworten … und zeitlich nicht einmal bemerken.
In einem dritten Planungsgespräch geht es nun darum, weitere Servicepartner hinzuzubuchen und meist – verbunden damit – gleichzeitig über den Einladungskarten zu brüten. Erneut wird am Konzept gefeilt, erste Ideen für außergewöhnliche Aha-Momente der Gäste am Hochzeitstag besprochen. Willkommengeschenke auf den Zimmern? Eine Spielecke für die Kinder und eine Whiskeybar für die echten Kerle? Und wie viele Zimmer gilt es eigentlich in einem Abrufkontingent einzurichten? Brauchen wir ein Shuttle für die Nacht oder Oma eine besondere Betreuung? Planungsgespräch: 3 Stunden; Nacharbeit: 3 Stunden = 360,- Euro.
Die Einladungen sind nun nach 3 Korrekturläufen versandt und es ist 5-4 Monate vor der Hochzeit. Zeit für eine intensivere Dekorationsbesprechung und vor allem allgemeine Besprechung in der Hochzeitslocation, in der es um die Saalaufteilung, um Abläufe, Plan B für Regen gehen wird. Die Gesamtkonzeption steht ja zu diesem Zeitpunkt bereits. Dies ist meist ein Marathontag in der Location, der mit Anfahrt gut und gerne 4 Stunden dauern kann. Im Anschluss noch einmal die Nacharbeit in Bezug auf das Dekoangebot und das finale Angebot der Location. Alles in allem gut 6 Stunden = 360.- Euro.
Zwischendurch werden erste telefonische Rückfragen der Gäste beantwortet und die Zimmereinbuchung koordiniert. Aber lassen wir das mal unter den Tisch fallen (wie es übrigens Wedding Planner so gern machen, weil sie ihre Arbeit ja so lieben).
Gesamtkosten der Detailarbeit = 840,- Euro.
Die letzten Züge
Tortenprobe, Menükarten, Gastgeschenke (wenn gewünscht), Vorbereitung kleiner liebevoller Überraschungsmomente für die Gäste am Hochzeitstag, Schilder werden gemalt, der Tischplan in die Druckerei gegeben oder liebevoll in Kleinarbeit mit Schildchen an einen alten Ast, eine Tür oder woran auch immer genagelt oder geknotet, gebaut und gebastelt. Letzte Absprachen werden mit Dienstleistern genommen.
Der Tagesplan wird minutiös mit detaillierten Regieanweisungen erstellt damit nichts dem Zufall überlassen wird. Am Ende heisst es ohnehin „Go with the flow“, denn ein Hochzeitstag hat immer ein Eigenleben und das ist gut so. Umso besser, wenn man zumindest vorher einen möglichen Plan im Detail durchdacht hat, der Konditor genau weiß, wann er anliefern kann und ob überhaupt Platz in der Kühlung ist und die Floristin weiß, wann die Tische eingedeckt und die Kirche aufgeschlossen sein wird.
Man hat koordiniert, dass die Sängerin einmal mit dem Organisten proben konnte und wann der Shuttle welche Gäste an welchem Hotel einsammeln muss. Hier gilt es, wirklich ALLES im Blick zu haben und dies auch noch einmal mit dem Brautpaar in einer Abschlussbesprechung genauestens durchzugehen. Zeiteinsatz der letzten Koordinationen (achso: natürlich auch der Koordination der Gästebeiträge für den Tag, die rufen ja zu diesem Zeitpunkt auch vermehrt an), des finalen Planungsgespräches, letzte Telefonate und Mails mit den Servicepartnern der Hochzeit: 5 Stunden = 300,- Euro.
Lasst uns noch einmal – zusammen mit allen Zwischendurchmails, WhatsApp und Telefonaten die Zeit für die Administration beleuchten: Es werden Zeitpläne und Ordner für das Brautpaar angelegt, Rechnungen geschrieben, Fahrtkostenaufstellungen erstellt u.s.w.. Hier kommen insgesamt mindestens 5 Stunden zusammen = 300,- Euro gönnen.
Gesamtkosten für die letzten Züge = 600,- Euro.
Der Hochzeitstag
Am Hochzeitstag kommt nun alles was zusammen, worauf man so viele Monate im voraus gemeinsam hingearbeitet hat.
Für mich als Hochzeitsplanerin bedeutet das: früh aufstehen um noch vor dem ersten Dienstleister in der Location zu sein, letzte Absprachen mit der Location, den Aufbau und alle Dienstleister koordinieren und dabei auf jeden Fall den ganzen Tag über den Zeitplan im Auge behalten.
Auf den meisten Hochzeiten planen die Gäste Reden, Spiele und sonstige Gastbeiträge. Diese müssen koordiniert werden, damit nicht alle nacheinander loslegen.
Für den gesamten Hochzeitstag kommen hier mindestens nochmal 12 Stunden zusammen á 60,- Euro = 720,- Euro.
Rechnen wir nun einmal zusammen: Wenn ich den Überblick nicht verloren habe, sind wir nun bei mindestens 68,5 Stunden für eine Hochzeitsplanung, die wirklich „fluffig“ durchgelaufen ist.
Das sind bei 60,- Euro Honorar pro Stunde (brutto) 4.800,- Euro inkl. der besprochenen 100,- Euro bis zur Kundengewinnung.
Macht also 4.800,- Euro, die ein Hochzeitsplaner als Mindesthonorar berechnen müsste, da jede Hochzeit mindestens diesen Zeiteinsatz braucht.
Und im oben genannten Fall waren wir noch nicht in der Planung einer Hochzeit im amerikanischen Style, so mit wundervoll auf einer Wiese aufgebautem Zelt, rundum Animation und aufwendigem Catering!
Mal völlig abgesehen von den vielen Zwischendurch-Telefonaten und Mails, die wir fast schon ohne sie selbst zu bemerken, noch schnell zwischendurch erledigen. Eine wirkliche Basic-Planung mit einem zuckersüßen Brautpaar, das immer gut mitarbeitet und alle Informationen und Entscheidungen sofort liefert.
Fazit
Der Job als Hochzeitsplanerin ist wundervoll und wir alle wir alle lieben unsere Arbeit für unsere Brautpaare!
Wir geben jeden Tag unser Bestes für das Gelingen dieses ganz besonderen Tages im Leben zweier Menschen und schauen dabei ganz sicher häufig nicht auf die Uhr.
Dennoch ist auch eine Tätigkeit, die man mit Liebe ausführt, eine vollwertige Selbstständigkeit, die sich wirtschaftlich tragen können muss. Alles andere wäre nur ein Hobby! Und kein Hochzeitsplaner, der sich um die nächste Kühlschrankfüllung sorgen muss, ist noch ein aufmerksamer und kreativer „Wedding Planner“!
Mein ganz persönliches Fazit wäre, dass das Mindesthonorar eines Hochzeitsplaners mit mehreren Jahren Erfahrung unbedingt bei mindestens 4000.- Euro liegen sollte. Alles darunter ist schlichtweg nicht nur unternehmerisch unwirtschaftlich, sondern auch irgendwie unehrlich.
Hochzeitsplaner, die am Markt kommen und gehen, einfach weil sie nicht überleben können, tun der Branche und vor allem auch den Brautpaaren ganz sicher nicht gut. Irgendwann löst sich jede Unwirtschaftlichkeit in fehlender Kreativität und Frustfehlern auf.
Ich hoffe, ich konnte mit diesem Beitrag etwas Licht ins Dunkel bringen und Euch davon überzeugen zu Beginn eurer Hochzeitsplanung das Gespräch mit einem Hochzeitsplaner zu suchen.
Ich würde mich wahnsinnig freuen Euch als Brautpaar während der Hochzeitsplanung begleiten und unterstützen zu können und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.
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